Como funciona na prática a emissão de cartões virtuais com limites, alçadas e datas específicas para viagens e eventos?
No MICE Control, o cartão nasce, vive e morre com o evento. O orçamento deixa de ser uma planilha e passa a virar uma regra que o próprio fluxo executa. É isso que muda a prática. O modelo tradicional entrega um cartão a uma pessoa e depois tenta amarrar os gastos dela a um evento.
Nós invertemos essa ordem, onde primeiro se cria o evento, com orçamento, centro de custo, datas de início e fim, participantes e categorias de despesas permitidas. O cartão virtual vem depois, já vinculado a todas essas informações. Antes da emissão, existem as alçadas. A solicitação sobe pela cadeia conforme o valor e o tipo da despesa. Acima de determinado montante, ou fora da política, pode exigir aprovação de um nível superior. Fica registrado quem pediu, quem aprovou e quando.
O cartão pode ir para o usuário no aplicativo ou diretamente para o fornecedor. Um hotel, por exemplo, pode receber um cartão com o valor e a data daquela reserva, para garantia ou faturamento, sem que seja necessário expor o cartão corporativo da empresa por e-mail. O efeito mais visível é o fim de uma categoria de risco, o cartão órfão. Aquele cartão da equipe de eventos, esquecido em uma gaveta com limite ativo por dois anos, deixa de existir porque o cartão morre junto com o evento. É o ponto que mais chama a atenção do gestor.
